Engager une secrétaire en ligne, c’est en quelque sorte déléguer certaines tâches courantes qui peuvent être réalisées en interne. Avec la crise du Covid-19, les raisons qui poussent les entreprises à délocaliser une partie des travaux administratifs sont multiples. Cela peut aussi engager certaines équipes à se concentrer sur une autre mission.
Engager une secrétaire indépendante en télétravail
Il y a certaines tâches administratives qui exigent le contact humain. Alors que la menace du coronavirus plane toujours, et que l’entreprise a besoin d’utiliser toutes les ressources disponibles afin d’assurer sa pérennité.
Elle devra alors engager une assistante virtuelle connectée en ligne qui va assurer certaines tâches spécifiques telles que la réception des courriels, la gestion des mailings, répondre à des appels téléphoniques, faire la gestion des paies à distance, ou bien la rédaction des documents organisationnels, l’établissement des rapports, etc. Elle peut aussi assurer l’intérim de l’entreprise ou bien animer les réunions en visioconférence, si le directeur est engagé ailleurs. Ce sont autant de prérogatives qu’une secrétaire à distance peut assumer.
Un avantage concurrentiel
Le fait d’engager une secrétaire freelance peut être un avantage pour le responsable personnel et financier pour l’entreprise. Pour l’employeur, il n’est pas nécessaire d’ériger un contrat ou bien des avantages sociaux à l’intéressé, car le travail peut être réalisé en freelance. Avec ce type de contrat, l’assistante administrative virtuelle sera payée en fonction de la quantité de travail qu’elle a réalisée.
C’est aussi un avantage vis-à-vis des concurrents, car la gestion et la délégation des tâches d’une entreprise est sans limite qu’elle peut engager des personnes extérieures. La qualité du travail reste la même et il se peut qu’il y ait un échange d’expérience, car le secrétaire à distance peut être plus compétent que les salariés de l’entreprise. Enfin, un sentiment de confiance peut renforcer le travail en équipe et motive un peu plus le travail en freelance.
Les critères déterminants d’un travail à distance
Plusieurs critères peuvent déterminer le volume de travail à distance. Cela peut se mesurer en fonction du nombre de fois où elle est connectée sur internet, dont le compteur peut afficher 8 heures de travail par jour. Cela peut aussi se calculer par le nombre de mots livrés dans la rédaction des rapports.
Il doit toujours y avoir une checklist des tâches réalisées et celles qui doivent être faites, afin de prévenir les périodes d’audit interne. Autant de critères et de moyens de vérification qui renforcent la collaboration à distance. L’évaluation peut aussi se concentrer sur la performance d’un travail en équipe, un facteur déterminant qui justifie s’il faut ou non recruter une secrétaire indépendante. Tous les scénarios sont envisageables, mais l’important, c’est que l’entreprise reste compétitive avant tout.
Quels types de travail peuvent être faits à distance ?
Plusieurs tâches peuvent être réalisées à distance selon les besoins de l’entreprise. S’il s’agit d’un travail de secrétaire freelance, il peut assumer uniquement les appels téléphoniques de son employeur. Il se peut aussi que les tâches se limitent au travail administratif. D’autres tâches
peuvent être réalisées par une secrétaire indépendante telle que la comptabilité, le web-marketing, la réception des dossiers de recrutement, la gestion des bases de données, la mise en page des articles web, l’assistance virtuelle, etc. Autant de travail qui peuvent gagner du temps à l’entreprise. L’important dans ce système de gestion est de trouver une personne à la hauteur des besoins de vos attentes en termes de productivité.